Fair Pay bei vilisto

Was bedeutet Fair Pay und wie setzen wir es in unserem Unternehmen um? Der folgende Beitrag erläutert, wie wir für uns eine faire und transparente Vergütung ins Leben gerufen haben, die alle Mitarbeitenden entsprechend ihrer Rolle, Qualifikation, Lebenssituation und Leistung honoriert. Hier geben wir einen Einblick in die verschiedenen Bestandteile unseres unternehmenseigenen Fair-Pay-Konzepts, erklären, wie sich die Gehälter innerhalb dieser Struktur berechnen und welche Überlegungen hinter dem System stehen.

Fair Pay bei vilisto: So gestaltet sich die transparente Vergütung

Ziel unseres Fair-Pay-Konzeptes ist es, ein nachhaltiges, faires und transparentes Gehaltsmodell zu entwickeln, das Vertrauen schafft. Innerhalb dieses Systems wird das Gehalt eines jeden vilisto-Mitarbeitenden individuell und gleichzeitig auf Basis von nachvollziehbaren Kriterien berechnet.

Der finale Betrag basiert dabei auf einer von drei Säulen – je nachdem, welche für diese Person am höchsten ist. Bei den drei Säulen handelt es sich um den Marktbetrag, den Gehaltsbandbetrag und den Bedarfsbetrag.

  • Marktbetrag

    Der Marktbetrag soll sicherstellen, dass bei der Gehaltsermittlung die realen Verhältnisse im Markt berücksichtigt werden. Er dient als „Sicherungsnetz“ und berechnet sich aus den marktüblichen Gehältern. Da gleichzeitig unternehmensinterne Konditionen beachtet werden müssen, ergibt sich der Marktbetrag aus einem Prozentsatz der errechneten Mittelwerte.

  • Gehaltsbandbetrag

    Der Gehaltsbandbetrag soll für eine faire und transparente Gehaltsstruktur zwischen den verschiedenen Jobpositionen innerhalb des Unternehmens sorgen. Dabei wird jede Rolle durch das „Fair Pay Grading“-System einem sogenannten Gehaltsband zugeordnet. Entscheidend dafür, in welchem Gehaltsband eine Position landet, sind deren Ausprägungen in fünf verschiedenen, zuvor definierten Jobpositionskategorien. Diese Kategorien sind: Zusammenarbeit & Kommunikation, Fachwissen, Komplexität & Anpassung, Belastung und Wertbeitrag & Verantwortung. Auf welcher Höhe des Gehaltsbandes eine Person am Ende eingestuft wird, ist wiederum abhängig von ihren Qualifikationen. Zu den hier relevanten Qualifikationen gehören unter anderem Berufserfahrung und Berufsausbildung.

  • Bedarfsbetrag

    Der Bedarfsbetrag ist vergleichbar mit einem Mindestlohn und soll dafür sorgen, dass alle Mitarbeitenden ihre Bedarfe, in Abhängigkeit von ihrer Lebenssituation, grundlegend decken können. Dabei gibt es für alle Personen einen Basisbedarfsbetrag, zu dem gegebenenfalls weitere Bedarfsbeträge addiert werden – zum Beispiel durch Kosten für Kinder oder herausfordernde Lebensumstände. Der Bedarfsbetrag kann sich daher von Person zu Person unterscheiden.

  • Leistung

    Die Arbeitsleistung einer Person wird für das Fair-Pay-Gehalt ein Jahr nach der initialen Ermittlung der Gehaltshöhe relevant. Ab dann wird in regelmäßig stattfindenden Gehaltsgesprächen die Leistung mit einer verhaltensbasierten Methode reflektiert.

    Dieses Gehaltsgespräch ist dabei nur ein Baustein unserer ausgeprägten Feedbackkultur. Je nach Bedürfnis finden insgesamt zwei bis vier Feedbackgespräche pro Jahr in unterschiedlichen Konstellationen statt. So wollen wir sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden eine kontinuierliche Rückmeldung zu ihren Leistungen und Zielen erhalten, ihre Stärken weiterentwickeln können, klare Orientierung für ihre persönliche und berufliche Entwicklung bekommen und jederzeit die Möglichkeit haben, wichtige Anliegen anzusprechen. Während der Onboarding Phase finden die Feedbackgespräche in noch kürzeren Intervallen statt, damit der Start möglichst reibungslos verläuft und wir unsere Einarbeitungs-Prozesse laufend optimieren können.

  • Weitere Gehaltsbestandteile

    Ein Teil des Gehaltes bei vilisto ist abhängig vom Unternehmenserfolg und wird an alle Mitarbeitenden monatlich als Bonus ausgezahlt. Darüber hinaus gibt es bei vilisto viele Corporate Benefits, wie eine Bezuschussung der Wellpassmitgliedschaft, einen Zuschuss zu den Kita Kosten, das Deutschlandticket, das legendäre Summercamp und Viele es mehr.

Wie alles begann: Die Entwicklung eines fairen Gehaltssystems

Bevor vilisto sein faires Gehaltssystem entwickelt und eingeführt hat, wurde über jedes Gehalt und jede Gehaltsveränderung in einem regelmäßigen Meeting zweier Mitglieder des People & Culture-Teams und den drei Gründern – der sogenannten People & Culture Round  – diskutiert und im Konsens entschieden. Dieser Prozess war nicht nur unglaublich zeitaufwendig und nervenaufreibend, sondern auch wenig transparent. Für die Mitarbeitenden waren weder der genaue Prozess zur Gehaltsermittlung noch die relevanten Kriterien für die Höhe nachvollziehbar.

Aus dieser Situation heraus entstand Anfang 2024 das Fair-Pay-Projekt. Ziel war es, in einem partizipativen Prozess ein faires Gehaltssystem zu entwickeln, das nachhaltig für eine gerechte & nachvollziehbare Verteilung der Gehälter sorgt. Mit dieser Aufgabe wurde eine interdisziplinäre und diverse Gruppe von vilisto Mitarbeitenden, das „Fair-Pay-Forum“, betraut.

Die Entwicklung unseres Fair Pay Modells wurde dabei geprägt vom New Pay Konzept. Dieses stellt im Vergleich zur klassischen Vergütungssystemen einen neuen Gestaltungsansatz dar, der es Unternehmen ermöglicht die Gehaltsstruktur passend zur Unternehmenskultur und dem Zielbild des Unternehmens zu gestalten. New Pay berücksichtig die Dimensionen „Fairness”, „Transparenz”, „Selbstverantwortung”, „Partizipation”, „Flexibilität”, „Wir-denken” und „Permanent Beta“, die auch unserer Arbeit einen Rahmen gaben. Zudem haben uns die Gerechtigkeitsprinzipien Chancengerechtigkeit, Leistungsgerechtigkeit und Bedarfsgerechtigkeit geleitet.

Im ersten Schritt definierte das Fair-Pay-Forum daher verschiedene Qualitätskriterien, die das Gehaltssystem erfüllen sollte. Dazu gehörten unter anderem:

  • Die gewählten Gehaltskriterien passen zur Unternehmenskultur.
  • Die gewählten Gehaltskriterien und definierten Gehaltsentwicklungsmöglichkeiten sind für alle vilisto-Mitarbeitenden transparent.
  • Es werden unterschiedliche Arten von Gerechtigkeitsprinzipien berücksichtigt.

„Die Arbeit im Fair-Pay-Forum war immer geprägt von einem Abwägen zwischen der Leistungsgerechtigkeit und der Bedarfsgerechtigkeit sowie zwischen dem Wunsch, jedes Detail sehr präzise und exakt zu formulieren und der Gefahr, durch eine zu große Komplexität des Gehaltssystems intransparent zu werden.“

Deep Dive: Die Berechnung des „vilisto basic salary“

Im Folgenden geben wir einen tieferen Einblick darüber, wie wir das vilisto basic salary errechnet haben. Dieses ist im Fair-Pay-Gehaltssystem ein Element des Bedarfsbetrages (s. oben).

Das vilisto basic salary, beschreibt das Gehalt, von dem wir glauben, dass es alle vilisti mindestens erhalten sollten. Die Höhe haben wir im Fair-Pay-Forum folgendermaßen errechnet:

  • Sammlung von Ausgabenpositionen

Wir haben im ersten Schritt verschiedene Ausgabenpositionen für das Profil einer alleinstehenden Person, ohne Kinder und ohne größere gesundheitliche Einschränkungen gesammelt und ausgewertet. Das sind Posten wie Lebensmittel und Miete, aber auch Ersparnisse für Urlaube, Versicherungsbeiträge oder mögliche Ausgaben für Verhütung.

  • Ermittlung der Beträge je Position

Nachdem wir unsere Ausgabenpositionen gesammelt hatten, ging es im nächsten Schritt darum, einen Betrag je Position zu ermitteln. Dazu hat jedes Forumsmitglied zunächst eine erste Einschätzung abgegeben. Im Anschluss sollten die Personen, die jeweils den höchsten und den niedrigsten Betrag geschätzt hatten, ihre Angaben erläutern. Auf dieser Basis hatten alle anderen Forumsmitglieder die Möglichkeit, ihren Betrag in einer weiteren Iterationsschleife anzupassen. Von den nun gesammelten Beträgen wurden der höchste und der niedrigste Betrag gestrichen und aus den übrigen der Durchschnitt gebildet. Die Summe dieser Durchschnitte entspricht dem Nettobetrag des vilisto basic salarys.

Ausblick: der Gehaltsrat und seine Aufgaben

Eine der sieben New-Pay-Dimensionen, die uns auf unserem Fair-Pay-Weg begleitete, ist „Permanent Beta“. Diese Dimension macht auf die Notwendigkeit der Lern- und Anpassungsfähigkeit eines Fair-Pay-Systems aufmerksam.

Um dieser Notwendigkeit gerecht zu werden, wird es zukünftig bei vilisto einen Gehaltsrat geben. Der Gehaltsrat ist eine Gruppe von Personen, die in regelmäßigen Abständen das Fair-Pay-Gehaltssystem evaluieren und weiterentwickeln. Der Gehaltsrat wird demokratisch gewählt und aus sechs Mitgliedern bestehen. Bei der Zusammenstellung der Mitglieder wird dabei zusätzlich auf Diversität in verschiedenen Aspekten geachtet, sodass der Gehaltsrat die Mitarbeitenden etwa in Hinsicht auf Alter, Geschlecht, Berufs- und Lebenserfahrung spiegelt.